Jak chronić samorządy przed COVID-19 w czasie pandemii koronawirusa?

Zwiększanie efektywności funkcjonowania jednostki samorządu terytorialnego i redukowanie zbędnych zagrożeń – Starostwo Powiatowe w Rzeszowie.

Pamiętacie jeszcze czasy kiedy każda drobna sprawa w urzędzie wymagała całego dnia roboczego spędzonego na gonitwie od okienka do okienka, oraz stania w kolejkach? Taka wizja utrwaliła się w kulturze masowej, mimo, że te czasy już dawno minęły. Skuteczne zarządzanie wizytami stało się kluczową potrzebą każdej instytucji a rozwiązaniem stały się systemy IT szyte na miarę.

InfoSoftware Polska wychodzi naprzeciw potrzebom administracji publicznej w tym zakresie. Opracowaliśmy i ciągle udoskonalamy nasz system kolejkowy, iS Queue. Nasze rozwiązanie pozwala rejestrować wizyty na wiele sposobów: przez internet, w infokioskach oraz telefoniczne. Przebieg wizyt został znacząco usprawniony. Klienci, u których nasz system został wdrożony skutecznie podwoili efektywność pracy urzędu. Pracownicy urzędu mają możliwość odpowiedniego reagowania w razie zwiększonego ruchu. Co więcej, iS Queue może być również zintegrowany z systemami rejestracji czasu pracy aby pomagać optymalizować organizację pracy urzędu.

W trudnych czasach walki z pandemią COVID-19, system iS Queue wyrósł ponad swoją tradycyjną rolę optymalizacji pracy administracji. Rozwinęliśmy nasz produkt tak aby pełnił również rolę systemu zapewniającego większy poziom bezpieczeństwa – zarówno dla osób odwiedzających daną jednostkę administracji jak i dla pracujących tam urzędników. Jednym z naszych klientów jest jednostka samorządowa obejmująca obszar 1 153 km² oraz musi być gotowy obsłużyć (dane z 2019 roku) 631 399 potencjalnych petentów nie narażając ich zdrowia i życia. Dlatego iS Queue został wyposażony w funkcję pozwalające na dokładne planowanie wizyt oraz integrację z innymi systemami, tak aby w budynku urzędu przebywali jedynie interesanci umówieni na daną godzinę. W ten sposób, nie tworzą się kolejki, minimalizowane jest ryzyko epidemiologiczne.

Ponadto, nasz system może być także zintegrowany z bramkami do pomiaru temperatury ciała, co stanowi dodatkowy poziom zabezpieczenia. Bramki są naszym najnowszym produktem, wytwarzanym niemal całkowicie przez InfoSoftware – zarówno sama konstrukcja sprzętu jak i oprogramowanie, które w nich działa. Pomiar temperatury osób wchodzących do budynku jest wyświetlany zarówno na bramce jak również na monitorze osób wyznaczonych do zadbania o kontrolę dostępu. Stworzony przez nas system bramek, iS Gate przechodzi obecnie szeroko zakrojone testy w urzędach oraz kopalniach Polskiej Grupy Górniczej. Dzięki tym testom będziemy mogli udoskonalić nasz produkt pod kątem przepustowości.

System iS Queue pracuje obecnie w ponad 20 jednostkach samorządowych. Jest wciąż rozwijany i udoskonalany. Dodawane są nowe funkcjonalności odpowiadające na rozwijające się potrzeby urzędów. Dzięki ciągłym inwestycjom w rozwój, nie ma żadnego wyzwania, które przerosłoby możliwości iS Queue.

Najważniejsze funkcjonalności naszego systemu obejmują:

  • Umożliwienie interesantom rejestracji wizyty w urzędzie wraz z wybraniem tematu sprawy. Dzięki temu osoba przychodząca do urzędu jest kierowana od razu do właściwych osób w urzędzie. Dla jednostki administracji z kolei taka informacja pozwala na odpowiednią organizację z wyprzedzeniem.
  • System nie tylko rozróżnia wiele rodzajów spraw lecz również śledzi czas niezbędny do realizacji celu wizyty. Dzięki temu wizyty mogą być zaplanowane i zorganizowane w taki sposób aby w urzędzie nie powstawały kolejki.
  • Rejestracja wizyty przez klienta, która odbywa się z wykorzystaniem kalendarza – wyborem dostępnej daty i dostępnej godziny. Obecnie najważniejszym kanałem rejestracji wizyt jest Internet, lecz system iS Queue może być również zintegrowany z infokioskiem drukującym klasyczne bilety kolejkowe lub recepcją, gdzie pracownik odbierający telefon może zapisać rozmówcę na wizytę.
  • iS Queue automatycznie generuje i wysyła potwierdzenia rezerwacji wizyty w placówce na telefon komórkowy (poprzez wiadomość SMS) oraz wskazany adres poczty elektronicznej (e-mail).
  • W przypadku konieczności przekazania wizyty z jednego stanowiska do innego, odbywa się to bez konieczności rezerwacji kolejnej wizyty, pobierania dodatkowego numerka. Identyfikator sprawy pozostaje niezmienny, co ułatwia poruszanie się osób odwiedzających urząd.
  • System iS Queue “uczy się” ile trwa realizacja wizyt w poszczególnych kategoriach tematycznych. Dzięki temu, nasz system zarządzania kolejką codziennie dostarcza informacji, które pracownicy urzędu mogą wykorzystać do organizacji swojej pracy w najbardziej efektywny sposób.
  • Ciągłe monitorowanie pracy poszczególnych stanowisk pozwala na automatyczne kierowanie odwiedzających do stanowisk najmniej obciążonych. Ma to istotne znaczenie przede wszystkim w sytuacji, kiedy występują nieprzewidziane opóźnienia.

System do zarządzania obsługą klienta iS Queue jest produktem unikatowym pod względem swojej konstrukcji. Został stworzony w sposób modułowy, dzięki czemu może on być modyfikowany i dostosowany do potrzeb każdego użytkownika. Stwierdzenie to pozostaje prawdziwe zarówno dla jednostek już korzystających z systemu jak i nowych klientów. Jako producent oprogramowania dla biznesu oraz administracji publicznej, rozumiemy doskonale, że tego typu systemy muszą uwzględniać konieczność zmian i dostosowania. Zarówno spółki jak i administracja potrzebują zdolności dostosowywania się do zmieniającego świata. Pandemia COVID jest ekstremalnym a jednocześnie bardzo jaskrawym przykładem zmiany, która pociąga za sobą konieczność szybkiej adaptacji.

Wspomniana kompleksowość, elastyczność oraz potencjał rozwojowy stanowi najważniejsze cechy systemy iS Queue oraz filary jego sukcesu rynkowego.