Po co Ci system zarządzania kolejką?

System do zarządzania kolejką.
System do zarządzania kolejką.

Nieważne skąd pochodzimy, nikt nie lubi marnować swojego czasu. Większość z nas nie lubi czekać w kolejkach… ale nie musi się obawiać ich więcej, bo mamy sposób na zaoszczędzenie naszego cennego czasu!

Systemy informatyczne na dobre weszły do naszego życia i do naszego biznesu. W wielu przypadkach zostały one opracowane specjalnie po to, aby odpowiedzieć na najważniejsze problemy, które pomagają nam ułatwiać życie. Systemy zarządzania kolejkami mogą być tu doskonałym przykładem. Technologia pojawiła się w celu zorganizowania pracy biur i firm, które muszą polegać na obsłudze wielu osób jednocześnie.

Czym jest system zarządzania kolejkami?

Pokrótce, jest to spersonalizowane oprogramowanie, które służy do kontroli przepływu klientów lub gości.

Zazwyczaj są to 3 warstwy takich systemów:

Kanały wejściowe – jest wiele sposobów, na które można się umówić w wybranym biurze lub firmie: online, telefonicznie, poprzez dystrybucję biletów na miejscu.

Warstwa „Kalendarz” – to miejsce, w którym dane ze wszystkich kanałów są przechowywane i są dostępne. Osoby próbujące umówić się na spotkanie online muszą mieć odpowiednie informacje na temat dostępności. Powinno to być również prawdą w przypadku, gdy recepcjonista odbiera telefon z prośbą o umówienie się na spotkanie.

Analiza – Jest to najważniejsza część zarządzania przepływem pracy: Wszystkie informacje o tym, ile spotkań zostało umówionych na dany termin? Jakie kwestie wnoszą Państwa klienci? Ilu pracowników potrzebujecie Państwo za biurkami, aby móc szybko zarządzać przepływem klientów? Jakie specjalności (o ile istnieją) należy uwzględnić?

Nie daj się zwieść – profesjonalne systemy zarządzania kolejkami to znacznie więcej niż tylko prowadzenie cyfrowego kalendarza. Dobrze wykonany system pozwoli Ci nie tylko zarządzać przepływem klientów, ale także zarządzać obciążeniem pracą Twoich pracowników w danym dniu. Nowoczesne systemy działają w oparciu o algorytm, który przechowuje informacje statystyczne o czasie trwania wizyt i automatycznie przekazuje Ci informacje zwrotne, które są Ci potrzebne do optymalizacji pracy i doświadczenia klientów w Twojej firmie.

Czyż taki system nie jest przeznaczony tylko dla dużych firm?

Choć może się to wydawać skomplikowane, to naprawdę nie jest. Jest jeszcze jedna rzecz: zdolność do adaptacji i skalowalność. Dobrze zaprojektowany system jest systemem modułowym. Oznacza to, że możesz wybrać najważniejsze elementy dla swojej firmy w jej obecnym kształcie, ograniczając go w razie potrzeby lub zwiększając go w razie potrzeby.

System do zarządzania kolejką.
System do zarządzania kolejką.

Co najważniejsze, system musi mieć potencjał do rozwoju wraz z rozwojem Twojej firmy. To właśnie w tym przypadku modułowa budowa ma znaczenie. Jeśli system jest dobrze zaprojektowany, można rozpocząć małe i proste i opracowane w pełnej skali systemu z szybkim modułowej aktualizacji w odpowiednim czasie.

Brak modułowości w końcu doprowadzi do sytuacji, w której Twój system będzie przytłoczony i zamiast go modernizować, będziesz musiał całkowicie go zastąpić. To z kolei może oznaczać poważne inwestycje i zatrzymanie działalności.

Po co miałbyś się w ogóle zastanawiać nad takim rozwiązaniem?

Jak opisano powyżej, dobry system zarządzania kolejkami pomoże Ci tak ustawić rytm Twojej działalności, abyś osiągał jak największe zyski, a Twoi klienci odchodzili z uśmiechem. Gdyby wskazać jedną z głównych zalet prowadzenia systemu zarządzania kolejkami, to byłyby to:

● Zwiększenie zadowolenia klientów i stawek za ponowne wizyty (lojalność klientów) poprzez wyeliminowanie zbędnego czasu oczekiwania;

● Większa efektywność pracowników, ponieważ mogą oni z wyprzedzeniem przygotować się do wizyt klientów, ich przepływ pracy jest zoptymalizowany pod kątem możliwości wydajności;

● Skrócenie czasu oczekiwania i eliminacja negatywnych doświadczeń klientów;
● Zmniejszenie czasu oczekiwania i eliminacja negatywnych doświadczeń klientów;

● Optymalizacja wykorzystania zasobów i czasu pracowników: Minimalizuje ryzyko niedoboru lub marnotrawienia zasobów. Pozwala na dokładne sprawdzenie, ilu pracowników w danym dniu potrzebujecie Państwo do szybkiej obsługi obciążenia pracą;

● W czasie trwania pandemii – redukuje niepotrzebne ludzkie interakcje;

● Zwiększa przychody Twojej firmy dzięki optymalizacji przepływu pracy;

● Zwiększa przychody Twojej firmy dzięki optymalizacji przepływu pracy;

● Co najważniejsze, inteligentny system można łatwo dostosować do wielkości firmy i rozbudowywać go w miarę jej rozwoju.

Jak to naprawdę działa?

Część systemu zorientowana na klienta może być oparta na stronie internetowej, mobilnej i może być łatwo zintegrowana z istniejącymi platformami mediów społecznościowych – Facebook fanpage, konto Instagram i inne. Co najważniejsze, może (i powinien) integrować kilka z wymienionych kanałów. Twoi klienci mają możliwość wcześniejszej rezerwacji terminu spotkania za pomocą interaktywnego kalendarza, a po dokonaniu rezerwacji otrzymują „bilet” w postaci wiadomości tekstowej lub e-maila z potwierdzeniem.

System do zarządzania kolejką.
System do zarządzania kolejką.

To, co jest wspaniałe w systemie to fakt, że mogą oni rezerwować spotkania 24/7, niezależnie od godzin otwarcia Twojej firmy. System zarządzania kolejką może być zintegrowany z interaktywnymi kioskami i innymi systemami, które zwiększą bezpieczeństwo obiektu – jak iS Gate czy dowolny system kontroli dostępu. Dzięki temu możesz mieć pewność, że osoba wchodząca do Twojego biura jest tą, która umówiła się na spotkanie i nie wykazuje objawów związanych z COVIDem.

Kto mógłby skorzystać z takiego systemu?

Jak wspomniano powyżej, system ten można dostosować do indywidualnych potrzeb danego obiektu biznesowego. Jest on jednak powszechnie stosowany w placówkach zajmujących się handlem detalicznym, bankowością, służbą zdrowia, placówkach oświatowych i administracyjnych.

Jeśli chcesz zwiększyć efektywność swojego biura lub firmy i jednocześnie zwiększyć zadowolenie klientów, nie wahaj się i rozpocznij 2021 r. z naszym systemem – iS Queue.